Guide d'administration

Le back-office est l'outil d'administration de l'application. On y tient les référentiels (établissements, services, codes de paye, types de contrat, jours fériés), les fiches salariés, les comptes et les rôles.

Il ne remplace pas l'application : un encadrant travaille dans l'application, un administrateur travaille ici.

Pour qui : un compte disposant du statut équipe · Où : /admin/ sur l'hôte de l'API

Adresse et connexion

L'adresse dépend de votre installation : le back-office est servi sur l'hôte défini par API_HOST dans le fichier .env de l'environnement, suivi de /admin/. Les valeurs livrées en exemple sont api.monoutil.localhost pour l'API et monoutil.localhost pour l'application ; une installation existante peut en avoir d'autres. En cas de doute, demandez à l'équipe technique.

Vous vous connectez avec l'identifiant et le mot de passe de votre compte — les mêmes que pour l'application — puis avec un second facteur. À la première connexion, le back-office demande de scanner un QR avec une application d'authentification et de saisir son code à six chiffres. Il affiche ensuite dix codes de secours, une seule fois : conservez-les hors du téléphone. Aux connexions suivantes, un code TOTP ou un code de secours encore inutilisé est obligatoire.

Comprendre

Trois notions suffisent à s'y retrouver.

Le statut équipe ouvre la porte, les permissions ouvrent les écrans. Un compte sans le statut équipe ne peut pas se connecter au back-office, quels que soient ses rôles. Un compte qui l'a n'y voit ensuite que les écrans pour lesquels il a une permission.

Le statut super-utilisateur donne tout. Un compte marqué Statut super-utilisateur dispose de toutes les permissions sans qu'on lui en attribue aucune. C'est le compte d'installation ; au quotidien, préférez un compte à permissions choisies.

Un rôle est un groupe de permissions, attribué pour une période et un périmètre. Les neuf rôles métier (Admin, RH n1, RH n2, DA, Manager n1, Manager n2, Salarié, Intérimaire, Service Paie) sont des groupes. Les permissions se posent sur le groupe, et le groupe s'attribue à un compte depuis sa fiche. Tout est détaillé dans Rôles et accès.

Les pages de ce guide

Page	Ce qu'on y fait
Référentiel organisationnel	sites, pôles, établissements, services, codes de paye
Salariés	fiches salariés, contrats, affectations, types de contrat
Rôles et accès	comptes, groupes de permissions, rôles datés
Journal des actions	écritures API nominatives et différences avant/après
Jours fériés	référentiel des jours fériés et sa synchronisation
Compteurs	congés, CET, annualisation
Postes	bibliothèque personnelle de modèles de créneaux d'un manager
Trames	bibliothèque personnelle de cycles de travail d'un manager
Planification	rattachement d'une trame à un salarié réel, daté et historisé
Imports CEGI par SFTP	suivi, reprise et administration du flux Personnes Contrats
Référence des écrans	colonnes, filtres, recherche et droits de chaque écran (généré)

L'ordre des sections du menu ne suit pas celui de ce tableau : la barre latérale range Audit, Authentification et autorisation, Compteurs, Jours fériés, Planification, Postes, Salariés, Trames, Établissements. La section Imports de données porte le journal du flux CEGI.

Créer le premier compte administrateur

Sur une installation neuve, aucun compte n'existe encore, et il n'y a donc personne pour en créer un depuis le back-office. Le premier compte se crée en ligne de commande sur le serveur — c'est à l'équipe technique de le faire, avec make superuser. La commande demande un identifiant, une adresse électronique et un mot de passe, et produit un compte super-utilisateur. Sa première connexion au back-office déclenche l'enrôlement TOTP décrit ci-dessus.

Les comptes suivants se créent depuis l'écran Utilisateurs, avec des permissions choisies : voir Rôles et accès.

Ouvrir l'application dans la peau d'un autre compte

Le back-office peut vous ouvrir l'application authentifié comme un autre utilisateur, pour constater ce qu'une personne voit sans connaître son mot de passe. C'est un outil de vérification, à réserver au diagnostic.

La fonction est désactivée par défaut. Elle s'active par la variable d'environnement ENABLE_USER_IMPERSONATION, ce qui relève de l'équipe technique. Tant qu'elle est éteinte, rien ne s'affiche — pas de bouton inactif.

1. Ouvrez Utilisateurs dans la section Authentification et autorisation.

   ✅ Vous devriez voir une colonne Identité en fin de ligne, contenant un bouton Assumer l'identité. Si cette colonne est absente, la fonction n'est pas activée sur cet environnement.

2. Cliquez sur Assumer l'identité sur la ligne du compte concerné. Le même bouton existe en haut de la fiche du compte, à côté de Historique.

   ✅ Vous devriez voir un nouvel onglet s'ouvrir sur l'application, déjà connecté sous ce compte. L'onglet du back-office reste ouvert, tel quel.

3. Fermez l'onglet quand vous avez terminé.

Points d'attention

• Rien ne trace qui a assumé quelle identité. L'historique des actions n'est pas encore en place ; cette fonction n'écrit donc aucune trace. C'est la raison pour laquelle elle est désactivée par défaut et ne doit pas rester allumée en production.
• Aucune restriction sur la cible : un compte désactivé ou un autre administrateur peuvent être assumés.
• La suppression est immédiate et sans corbeille. Les écrans du back-office proposent tous l'action groupée Supprimer les … sélectionnés. Certaines suppressions sont bloquées quand elles détruiraient un historique (chaque page le précise), mais celles qui passent ne se défont pas. Pour retirer quelque chose de la circulation, cherchez d'abord la case à décocher — Actif sur un compte, sur un type de contrat — plutôt que la suppression.
• L'interface du back-office est celle de Django, en français. Certains libellés viennent du cadre technique et non du métier : Statut équipe est le nom de l'autorisation d'accès au back-office, Groupes celui des rôles. Ce guide les nomme comme l'écran les affiche.

📸 Capture à produire — images/administration/menu-back-office.png

• Écran : back-office, page d'accueil /admin/, connecté en super-utilisateur.
• État : les cinq sections du menu dépliées dans la barre latérale.
• Cadrage : la barre latérale entière plus le haut de la zone centrale.