Planification

Le rattachement d'une trame à un salarié réel, daté, les astreintes, et les journées travaillées autrement que la trame ne le dit. Consultable en back-office à titre de support et d'historique ; la planification elle-même se fait dans l'application, depuis l'écran Bibliothèque ▸ Trames, bouton Enregistrer et créer un planning. Les astreintes, elles, ne se saisissent que ici : elles n'ont pas encore d'écran dans l'application.

Pour qui : un compte avec le statut équipe · Où : section Planning

Écrans couverts : Planifications, Astreintes, Modifications de planning, Demandes de modification de planning

Les colonnes, filtres et droits sont dans la référence des écrans.

Comprendre

Une planification lie un salarié, une trame et une période. Elle porte aussi la semaine du cycle à laquelle le salarié démarre, une reconduction tacite (cochée, aucune date de fin n'est renseignée — le cycle se répète indéfiniment), et Travaille les jours fériés : décochée, la trame ne planifie aucun poste les jours fériés (un repos qu'elle prévoit reste, un poste posé à la main dans le planning aussi). Les planifications antérieures à cette case l'ont cochée, pour que rien ne change sous les yeux d'un manager ; on la décoche ici, salarié par salarié.

Une journée travaillée ne se stocke pas, elle se calcule. Le planning d'une date se déduit de la trame sur laquelle le salarié est planifié : il n'existe aucune table avec une ligne par salarié et par jour, et il n'en faut pas — ce serait une copie de la trame qui se mettrait à mentir dès la première modification de celle-ci. Ce qui a une ligne, c'est l'exception : une astreinte, ou une modulation de poste.

Une modulation fait foi sur la trame. Une journée modulée n'est plus lue dans le cycle : ce sont les créneaux de la modulation qui la remplacent entièrement, y compris quand la trame prévoyait un repos ou ne prévoyait rien du tout. Supprimer la modulation rend la journée à la trame, telle qu'elle était.

Une nouvelle planification ne retire que les jours qu'elle couvre (APAJH-294). Une planification qui commençait avant elle est close la veille et, si elle se poursuivait au-delà de la nouvelle, reprend le lendemain de sa fin, sur la même trame et la même semaine de son cycle (APAJH-326) : trois semaines de remplacement posées sur une reconduction tacite ne lui prennent que ces trois semaines. La reprise est une ligne à part, qui garde la reconduction tacite et la date de fin d'origine. Une planification qui commence pendant la nouvelle et se poursuit après garde ses jours suivants, sur la même semaine de son cycle. Une planification qui ne la chevauche pas — finie avant, ou commençant après — n'est pas touchée : un premier semestre et un second semestre coexistent, dans n'importe quel ordre d'enregistrement. Seule une planification entièrement couverte, donc pas encore commencée, est supprimée. Répondre à « sur quelle trame était X il y a 10 jours » revient toujours à lire l'ensemble des lignes d'un salarié, jamais à en modifier une pour remonter le temps. Ce remplacement reste la règle serveur, y compris pour une période déjà couverte par une autre planification (chevauchement d'un seul jour compris) : rien ne l'empêche ici. C'est l'assistant de planification qui prévient l'utilisateur avant d'envoyer — voir l'assistant de planification.

Éditer le contenu d'une trame qui planifie quelqu'un la clone d'abord. La trame vivante (colonne Trame vivante vide) est celle que la bibliothèque montre et que les nouvelles planifications visent. Une trame dont cette colonne est renseignée est un clone archivé : une photographie du contenu d'une trame avant sa modification. Toutes les planifications de la trame — passées, en cours et à venir — y sont rattachées, dates inchangées : chacune garde le contenu sur lequel elle a été faite, et reste affichée et comptée dans le planning, le théorique et l'annualisation. Le nouveau contenu ne s'applique qu'aux planifications faites ensuite. Un enregistrement qui ne change pas le cycle (renommage, ou « Enregistrer » sans modification) ne crée aucune version. Un clone n'apparaît jamais dans la bibliothèque de son propriétaire ; il ne se consulte que depuis l'historique d'une planification qui pointe encore vers lui.

Consulter les planifications d'un salarié

1. Ouvrez Planifications et filtrez ou recherchez par nom, matricule ou nom de trame.

2. Repérez la colonne En cours : elle indique si la période couvre la date du jour.

   ✅ Vous devriez voir, pour un même salarié, une ligne par période — la plus récente avec En cours coché, les précédentes closes avec leur date de fin.

Enregistrer une astreinte

Une astreinte, c'est être joignable, pas être au travail. Elle ne se déduit d'aucune trame : une personne peut être d'astreinte un jour de repos, et une journée travaillée n'en porte aucune tant que personne ne l'a enregistrée. C'est la raison pour laquelle il existe un écran pour ça, alors que les journées travaillées, elles, se calculent.

1. Ouvrez Astreintes puis Ajouter une astreinte.

2. Choisissez le salarié, la période, les heures et un ou plusieurs établissements couverts.

3. Enregistrez. Le salarié ne peut plus être changé lors d'une correction.

   ℹ️ Pour une astreinte d'une seule nuit, mettez la même date en début et en fin. L'heure de fin peut être antérieure à l'heure de début : une astreinte 19:00 → 07:00 se termine le lendemain matin.

   ✅ Vous devriez voir la ligne apparaître, avec En cours coché si la période couvre l'heure actuelle.

L'astreinte remonte alors dans l'écran Activité ▸ Planning de l'application : le salarié est signalé dans le bandeau de son équipe, avec le numéro à appeler. Les établissements explicitement couverts présentent aussi ce contact, même lorsque le salarié appartient habituellement à une autre équipe.

La couverture est continue : du vendredi au lundi, 19 h–7 h, signifie du vendredi à 19 h au lundi à 7 h. Sur un seul jour, des heures identiques représentent une couverture jusqu'à la même heure le lendemain. Les horaires sont ceux de Paris.

Le module Activité ▸ Astreinte permet aussi de préparer plusieurs changements avant un enregistrement commun. Si quelqu'un modifie les périodes pendant que votre formulaire est ouvert, l'enregistrement demande de recharger les données. Les anciennes périodes sans établissement renseigné restent conservées ; une correction demande de compléter les établissements.

Consulter ou corriger une modification de planning

Une modulation, c'est une journée travaillée autrement que la trame ne le dit. Elle se saisit dans l'application, depuis l'écran Activité ▸ Planning : cliquez sur la journée d'un salarié, puis Modifier la journée. Cet écran-ci sert à retrouver et à corriger ce qui a été saisi.

1. Ouvrez Modifications de planning et recherchez par nom ou matricule ; filtrez au besoin par motif, repos ponctuel, télétravail ou hors établissement.

2. Ouvrez la ligne pour voir ses créneaux, listés en bas de la fiche.

   ℹ️ La colonne Créneaux compte les créneaux de la journée. 2 ou plus, c'est une journée coupée : un matin et un soir, par exemple, avec une coupure au milieu qui n'est pas du repos.

   ✅ Vous devriez voir la journée telle que le planning l'affiche : le motif, les créneaux, et l'établissement quand la journée a été déplacée.

Chaque créneau porte sa pause, au plus une, rémunérée ou non : décochée, Pause rémunérée la déduit de la durée de la journée. Laissez les deux heures de pause vides si le créneau n'en a pas.

Une journée peut devenir un repos ponctuel. Cochez Repos ponctuel et supprimez ses créneaux dans le même enregistrement : la journée compte alors 0 h, quoi que la trame ait prévu, et le planning affiche un repos en pointillé « Poste modifié ». Un repos ponctuel ne porte aucun créneau, ni établissement, ni option — Télétravail, Hors établissement et Inclus temps de trajet restent décochés, puisqu'un repos ne se travaille nulle part : l'enregistrement est refusé sinon. Son motif et son commentaire restent permis. Pour rendre la journée de la trame, supprimez la ligne. Le planning sait aussi poser ce repos (retirer le dernier créneau de Modifier la journée) et le lever.

Corriger, valider ou refuser une demande de modification

Une demande de modification, c'est un salarié qui demande qu'une de ses journées soit travaillée autrement. Il la dépose depuis son compte ; tant que personne ne l'a tranchée, elle n'écrit rien au planning. Validée, elle devient la modification de planning du jour — créée, ou remplaçant celle qui y était.

1. Ouvrez Demandes de modification de planning et recherchez par nom ou matricule ; filtrez au besoin par état, date ou établissement (le lieu de travail principal du salarié).

2. Ouvrez une demande En attente. Ses créneaux sont listés en bas de la fiche ; Journée au dépôt rappelle ce que la journée était quand le salarié a déposé, et la durée qu'il demande.

3. Corrigez au besoin le motif, les options, le commentaire ou les créneaux, puis Enregistrer.

   ✅ Vous devriez voir la Version avancer d'un cran, la durée demandée recalculée, et Corrigée par / Corrigée le à votre nom. Le Journal des actions garde la correction, créneaux compris.

4. Pour trancher, saisissez au besoin le Motif de la décision, puis cliquez Valider la demande ou Refuser la demande.

   ✅ Vous devriez voir « Demande validée et appliquée au planning. » : la journée apparaît dans Modifications de planning et au planning, avec les créneaux de la demande. Un refus garde son motif, que le salarié lira. La fiche passe en lecture seule.

ℹ️ Une demande validée depuis l'application après Ajuster le poste avant validation garde les créneaux demandés ; sa section Décision montre aussi la journée accordée et la durée accordée, ce que l'encadrant a finalement écrit au planning. Elles sont vides sur une demande accordée telle quelle.

ℹ️ Un salarié ne choisit aucun poste et ne remonte pas au-delà de J-14 ; ces bornes sont les siennes. Au back-office, un créneau peut porter n'importe quel poste et la demande n'est bornée par aucune date. L'accord, lui, suit les règles de Modifier la journée sous votre fenêtre : un contrat terminé ou une journée trop ancienne le refusent, avec le message correspondant.

Points d'attention

• La planification se fait dans l'application, jamais ici — cet écran est un support de consultation et de correction ponctuelle.
• Une trame utilisée par une planification ne peut pas être supprimée (y compris un clone archivé) tant que la planification existe : la suppression échoue plutôt que de laisser une planification sans trame.
• Modifier une ligne ici contourne la clôture automatique — voir « Comprendre ». Une correction manuelle qui change la trame ou les dates d'une planification n'archive rien et n'en ouvre pas de nouvelle ; à réserver à la correction d'une erreur de saisie, pas à un changement de planning réel.
• Une nouvelle astreinte ou correction exige une couverture contractuelle éligible complète, y compris le lendemain d'une nuit. Plusieurs contrats successifs sans interruption sont acceptés. Une perte d'éligibilité ultérieure ne supprime rien et n'empêche pas de conserver une période inchangée ou de la supprimer.
• Les chevauchements d'astreintes sont refusés. Une période peut commencer exactement à la fin d'une autre.
• Un salarié n'a qu'une modulation par date. Une journée coupée s'écrit avec plusieurs créneaux sur une même modulation, jamais avec deux modulations le même jour : la seconde est refusée, en nommant celle qui occupe déjà la date.
• Chaque écriture d'une modulation est tracée, au planning comme ici : sa création, sa correction et sa suppression laissent une ligne au Journal des actions, qui garde qui l'a écrite, quand, et la journée avant et après, créneaux compris. Un enregistrement qui ne change rien n'en laisse pas.
• Refuser une demande exige un motif, et valider une demande corrigée au back-office aussi : le salarié reçoit autre chose que ce qu'il a demandé. Sans motif, rien n'est écrit — pas même la correction faite dans le même envoi.
• On ne corrige ni ne tranche sa propre demande : elle s'ouvre en lecture seule. Corriger sa propre demande lèverait les bornes du salarié (J-14, poste de la journée) ; pour la changer, on la retire et on en dépose une autre. Trancher exige aussi la permission planning.decide_shift_change.
• Un motif saisi puis « Enregistrer » n'est pas conservé : le motif ne s'enregistre qu'avec Valider la demande ou Refuser la demande, et un message le rappelle.
• Une demande corrigée ou tranchée par quelqu'un d'autre pendant que vous l'aviez ouverte est refusée à l'enregistrement : rechargez la page.
• On ne crée pas de demande ici : elle appartient au salarié qui la dépose. Une demande en attente se supprime pour réparer, et la suppression est tracée. Une demande tranchée ne se supprime pas, même en lot : refusée, c'est la trace que le salarié lit ; validée, elle est devenue le planning.
• Un poste utilisé par un créneau ne peut pas être supprimé de la bibliothèque de son manager : le créneau lui emprunte son code et sa couleur, et la suppression échoue plutôt que de repeindre une journée déjà travaillée.

Conséquence sur l’annualisation

Une correction d'affectation de trame ou de modulation reprend l'annualisation des salariés et périodes concernés. Pour une modulation, la reprise attend l'enregistrement de tous les créneaux. Le seuil initial reste inchangé.