Référentiel organisationnel

Ce qui décrit l'association : ses adresses, ses établissements, leurs équipes, et les codes remis au logiciel de paie. Tout le reste de l'application s'appuie dessus — un contrat se rattache à un établissement, une affectation à une équipe, un rôle à un ou plusieurs établissements.

C'est le référentiel que vous tenez sans passer par le prestataire : nom, code de paye, horaires et jours d'ouverture sont saisissables ici.

Pour qui : un compte avec le statut équipe et les permissions du domaine Établissements · Où : section Établissements du menu

Écrans couverts : Sites, Pôles, Établissements, Équipes, Codes de paye

Les colonnes, filtres et droits de chacun sont dans la référence des écrans.

Comprendre

Cinq notions, et deux façons indépendantes de découper l'association.

• Un site est une adresse. Un site héberge plusieurs établissements, et un établissement peut occuper plusieurs sites — ou aucun, pour un service qui travaille hors les murs (SESSAD, SAMSAH).
• Un pôle regroupe des établissements par population accueillie. C'est le second découpage : les établissements d'un même pôle ne sont pas forcément sur le même site.
• Un établissement est l'unité qui accueille du public. Il porte son nom, ses horaires, ses jours d'ouverture, sa couleur et sa base de décompte. C'est le niveau auquel la paie est rattachée.
• Une équipe (le « service » du vocabulaire métier) est une subdivision d'un ou plusieurs établissements — la plupart n'en couvrent qu'un, mais une équipe transverse (une astreinte partagée entre deux établissements, par exemple) peut en couvrir plusieurs. Certains établissements n'ont qu'une équipe sans nom propre : la ligne s'affiche alors sous le seul nom de l'établissement.
• Un code de paye est le code transmis au logiciel de paie. Il est porté par l'établissement, et un même code peut servir plusieurs établissements — d'où une liste à part plutôt qu'un champ libre.

Créer un site

1. Ouvrez Sites et cliquez sur Ajouter site.

2. Renseignez le Nom — il doit être unique — et l'Adresse, sur autant de lignes que nécessaire.

3. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir le site dans la liste, avec 0 dans la colonne Établissements.

Le rattachement des établissements à ce site ne se fait pas ici : il se pose sur la fiche de l'établissement.

Créer un code de paye

1. Ouvrez Codes de paye et cliquez sur Ajouter code de paye.

2. Renseignez le Code. Il doit être unique.

3. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir le code dans la liste, avec le nombre d'établissements qui l'utilisent — 0 pour un code neuf.

Créez le code avant l'établissement qui doit le porter : le code de paye est obligatoire sur un établissement.

Créer un établissement

1. Ouvrez Établissements et cliquez sur Ajouter établissement.

2. Renseignez le Nom. Il doit être unique : c'est lui qui identifie l'établissement partout ailleurs.

3. Choisissez les Sites. Le widget présente deux colonnes : les sites disponibles à gauche, ceux retenus à droite. Laissez la droite vide pour un service sans locaux propres.

4. Choisissez le Pôle si l'établissement en fait partie. Le champ est facultatif et se remplit par recherche.

5. Choisissez le Code de paye, obligatoire, également par recherche.

6. Renseignez le Code dossier de paye CEGI si cet établissement apparaît dans les exports. Le code doit reprendre exactement la colonne dos_code et rester unique.

7. Renseignez l'Heure d'ouverture et l'Heure de fermeture. Une plage qui passe minuit est acceptée (21:00 → 07:00, pour un internat) ; seules deux heures identiques sont refusées.

8. Cochez les Jours d'ouverture — les jours où l'établissement accueille du public. Au moins un jour est exigé.

9. Cochez Ouvert les jours fériés si l'établissement accueille du public les jours fériés qui tombent sur un jour d'ouverture.

10. Choisissez la Base de décompte : Jours ouvrables (lundi au samedi) ou Jours ouvrés (lundi au vendredi). C'est la convention de décompte des congés, indépendante des jours d'ouverture ci-dessus — un établissement ouvert sept jours sur sept peut décompter en jours ouvrés. Jours ouvrables est le défaut, la convention de l'APAJH ; c'est ce champ que lit le décompte des absences, et le dimanche n'est jamais décompté dans un cas comme dans l'autre.

11. Renseignez la Couleur si l'établissement en a une : un hexadécimal de la forme #RRGGBB, par exemple #00888a. Laissez vide pour la couleur par défaut.

12. Enregistrez.

    ✅ Vous devriez voir l'établissement dans la liste, avec ses jours d'ouverture abrégés (« Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven ») et un carré de couleur suivi de son code.

📸 Capture à produire — images/administration/etablissement-formulaire.png

• Écran : back-office, Établissements ▸ Ajouter établissement.
• État : formulaire rempli, cases Jours d'ouverture cochées du lundi au vendredi, couleur renseignée.
• Cadrage : le formulaire entier.

Créer une équipe et la rattacher à un ou plusieurs établissements

Une équipe se crée sur son propre écran, pas depuis celui de l'établissement — le lien étant partagé entre plusieurs établissements possibles, il n'a plus de fiche « parente » unique à s'accrocher dessous.

1. Ouvrez Équipes et cliquez sur Ajouter équipe.

2. Renseignez le Nom, ou laissez-le vide pour un établissement qui n'a qu'une équipe.

3. Choisissez les Établissements : le widget présente deux colonnes, les établissements disponibles à gauche, ceux retenus à droite. La plupart des équipes n'en retiennent qu'un.

4. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir l'équipe dans la liste, avec la liste de ses établissements dans la colonne Établissements.

Depuis la fiche d'un établissement, la sous-liste Équipes permet aussi d'y rattacher une équipe qui existe déjà (recherche par nom) ou de détacher celle qui y figure — pas d'en créer une nouvelle : c'est l'écran Équipes qui s'en charge, à l'étape ci-dessus.

Regrouper des établissements en pôle

1. Ouvrez Pôles et cliquez sur Ajouter pôle, puis donnez-lui un Nom unique. Enregistrez.

2. Rouvrez le pôle. La sous-liste Établissements permet d'y rattacher un établissement et d'ajuster son nom, ses horaires et sa base de décompte.

3. Pour le reste de la fiche d'un établissement — sites, couleur, jours d'ouverture — utilisez le lien Modification de la ligne.

   ✅ Vous devriez voir, dans la liste des pôles, le nombre d'établissements du pôle et le nombre d'Équipes couvertes — les équipes de tous ses établissements.

Pour retirer un établissement d'un pôle, ouvrez la fiche de l'établissement et videz son champ Pôle. La sous-liste du pôle n'offre volontairement pas de case de suppression : elle supprimerait l'établissement, pas son rattachement.

Points d'attention

• Un code de paye utilisé ne peut pas être supprimé. La suppression est refusée tant qu'un établissement le porte : sinon la paie de cet établissement partirait sans code. Retirez d'abord le code des établissements concernés.
• Supprimer un établissement supprime les équipes qu'il était le seul à couvrir, et avec elles les affectations posées dessus — une équipe partagée avec un autre établissement survit, simplement détachée de celui qui disparaît. La suppression de l'établissement est en revanche refusée si un contrat ou un salarié le désigne — l'historique de paie n'est pas effaçable de cette façon.
• Supprimer un pôle ne supprime pas ses établissements : ils survivent sans pôle. C'est le comportement attendu d'une réorganisation.
• Le pôle et le code de paye ne se lisent plus sur une équipe. Une équipe pouvant désormais couvrir plusieurs établissements, ni l'un ni l'autre n'a de valeur unique à lui donner : consultez-les sur la fiche de chaque établissement rattaché. La liste Équipes affiche l'équipe sous la forme « Établissement(s) — Équipe » pour les distinguer entre eux (« Nuit », « Direction » sont des noms fréquents).
• Deux équipes peuvent désormais porter le même nom même au sein d'un même établissement : rien ne l'interdit plus au niveau base de données depuis que le lien est devenu multiple. Ce n'est pas un usage voulu — seulement une vérification qui n'a pas encore été reconstruite après ce changement.
• La couleur n'accepte que la forme longue. #00888a fonctionne, teal et #088 sont refusés : la couleur est reprise telle quelle dans les plannings de l'application.
• Les rattachements des salariés ne se saisissent pas ici. Un contrat porte son établissement de paye, une affectation porte son équipe, et les deux se saisissent depuis la fiche du salarié — voir Salariés. Les colonnes Affectations de l'écran Équipes sont le chemin de retour.

Conséquence sur l’annualisation

Une modification des règles de décompte d'un établissement reprend l'annualisation de ses salariés sur leurs exercices ouverts, sans modifier leur seuil initial.