Salariés

Les personnes que la paie connaît : leurs contrats, leurs affectations aux équipes, et le référentiel des types de contrat.

Un salarié n'est pas un compte : le compte permet de se connecter, la fiche salarié porte le matricule, les contrats et les rattachements. Les deux sont liés, un pour un — et depuis cette page, la fiche salarié se remplit directement sur celle du compte (voir Rôles et accès), plus sur un écran séparé.

Pour qui : un compte avec le statut équipe et les permissions des domaines concernés · Où : sections Types de contrat et Qualifications du menu — deux référentiels, chacun sa propre section, depuis que rien du domaine salarié lui-même n'y a plus d'écran

Écrans couverts : Types de contrat, Qualifications

Les contrats n'ont plus d'écran séparé non plus : comme la fiche salarié elle-même, ils se saisissent en entier — y compris période d'essai, annualisation, forfait jours, travail de nuit, astreinte, dimanches et jours fériés prévisionnels — dans la sous-liste Contrats du bloc salarié de la fiche du compte.

Les colonnes, filtres et droits de chacun sont dans la référence des écrans.

Comprendre

• Une fiche salarié se rattache à un compte (obligatoire) et porte un matricule — celui du logiciel de paie. Il est facultatif : le logiciel de paie le génère à son propre rythme, et une fiche doit pouvoir exister, et le salarié être planifié, avant. Renseigné, il doit être unique.
• Un intérimaire n'a jamais de matricule : les intérims n'entrent pas dans la paie. Chez lui, un matricule vide est l'état normal et définitif.
• La fiche porte aussi le Lieu de travail principal et ses Lieux de travail secondaires, sans limite de nombre : où la personne travaille, une déclaration directe faite à la main. À ne pas confondre avec l'Établissement de paye, qui est porté par le contrat et dont le code de paye figure sur le bulletin. Les deux ont le droit de différer.
• Un contrat est une version des conditions d'emploi : type, fonction, heures hebdomadaires, établissement de paye, dates. Un avenant ne se corrige pas, il s'ajoute : une nouvelle ligne avec ses propres dates, et l'ancienne garde les siennes. C'est ainsi que « à quel établissement était rattachée cette personne le 12 mars ? » reste répondable.
• Des contrats simultanés sont permis — 50 % dans un établissement, 50 % dans un autre.
• Une affectation place un salarié dans une équipe sur une période. C'est le rattachement transverse : un salarié affecté à une équipe travaille de fait dans l'établissement de cette équipe.
• Les Lieux de travail de la fiche et les rattachements calculés depuis les contrats et les affectations sont deux choses indépendantes. Elles ont le droit de ne pas coïncider : rien ne recopie l'une dans l'autre. Un chef de service technique peut ainsi être rattaché à l'organisation sans que cela dépende de son lieu de travail principal.
• Un type de contrat (CDI, CDD, Intérim…) possède un identifiant GTA stable et, si la paie le fournit, un Code CEGI unique. Plusieurs types peuvent porter le même Libellé, même sans code CEGI. Les sélecteurs du back-office affichent le code ou, à défaut, le numéro GTA pour les distinguer. L'import retrouve d'abord la ligne par son code ; il conserve son classement.

Créer une fiche salarié

Le compte doit exister au préalable — voir Rôles et accès. La fiche salarié n'a plus d'écran séparé : elle se remplit directement sur la fiche du compte, dans son bloc Employee — un bloc imbriqué, pas une page à part.

Un encadrant peut aussi ouvrir un dossier complet — compte, fiche et premier contrat — depuis l'application, sans passer par le back-office : bouton Nouvel utilisateur de l'annuaire Utilisateurs.

1. Ouvrez Utilisateurs dans la section Authentification et autorisation et ouvrez la fiche du compte concerné.

2. Repérez le bloc Employee, sur cette même page. Un compte ne peut porter qu'une seule fiche salarié : le bloc n'accepte qu'un seul formulaire.

3. Renseignez le Matricule si la paie l'a communiqué. Laissez-le vide sinon : il se saisira plus tard. Ne fabriquez jamais de matricule provisoire — renseigné, il doit être unique, et une valeur inventée deviendrait un doublon à démêler.

4. Choisissez le Lieu de travail principal si vous le connaissez. Le champ est facultatif pour l'instant.

5. Choisissez les Lieux de travail secondaires dans le widget à deux colonnes. Il n'y a pas de nombre maximum ; la seule règle est de ne jamais y remettre celui déjà désigné comme principal.

6. Remplissez ce que vous savez des sections Identité, Coordonnées et Autres. Aucun de ces champs n'est obligatoire ; ils reprennent les sections du volet Informations de la fiche salarié côté application.

7. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir le bloc Employee rempli rester affiché sur la fiche du compte, matricule inclus s'il a été renseigné.

Ajouter un contrat

Un contrat se saisit depuis le bloc salarié de la fiche du compte, où l'on voit l'historique.

1. Ouvrez la fiche du compte, dans son bloc Employee.

2. Dans la sous-liste Contrats, cliquez sur Ajouter un objet Contrat supplémentaire.

3. Choisissez le Type de contrat et l'Établissement de paye, tous deux par recherche. C'est l'établissement dont le code de paye figurera sur le bulletin.

4. Renseignez la Fonction (l'intitulé du poste : AS, IDE, AES…) et les Heures hebdomadaires — la durée contractuelle, référence de tous les compteurs.

5. Renseignez la Date de début, et la Date de fin si le terme est connu. Vide signifie « contrat en cours ».

6. Complétez, si vous les connaissez, la Période d'essai (début et fin), les régimes Annualisé, Forfait jours, Travail de nuit, Astreinte, et le nombre de Dimanches & jours fériés prévisionnels — tout le détail du contrat est sur cette même ligne, il n'y a plus d'écran séparé à ouvrir ensuite.

7. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir le contrat en tête de la sous-liste : elle est triée du plus récent au plus ancien.

📸 Capture à produire — images/administration/salarie-contrats.png

• Écran : back-office, fiche d'un compte dont le salarié a deux contrats.
• État : sous-liste Contrats avec un contrat terminé et un contrat en cours ; sous-liste Affectations avec une affectation.
• Cadrage : les deux sous-listes, en-têtes de colonnes comprises.

Affecter un salarié à une équipe

1. Ouvrez la fiche du compte, dans son bloc Employee.

2. Dans la sous-liste Affectations, cliquez sur Ajouter un objet Affectation supplémentaire.

3. Choisissez l'Équipe par recherche. Les équipes homonymes se distinguent par leur établissement, affiché devant le nom.

4. Renseignez la Date de début, et la Date de fin si l'affectation est bornée. Vide signifie « affectation en cours ».

5. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir l'affectation dans la sous-liste, avec sa date de début et sa date de fin si elle en a une.

Le même salarié ne peut pas être affecté deux fois à la même équipe sur des périodes qui se chevauchent : c'est une seule affectation avec les bonnes dates. La sauvegarde est refusée avec ce message.

« Qui travaille ici ? » ne se lit plus dans l'autre sens depuis un écran dédié : ni les affectations, ni les contrats n'ont d'écran séparé — chacun n'existe plus que dans la sous-liste correspondante de la fiche du compte, un salarié à la fois. La colonne Affectations de l'écran Référentiel organisationnel (équipes) garde un compte global par équipe, sans le détail nominatif.

Tenir le référentiel des types de contrat

1. Ouvrez Types de contrat. La colonne Contrats indique combien de contrats utilisent chaque ligne.

2. Pour en ajouter un, cliquez sur Ajouter type de contrat, puis renseignez le Libellé. Les homonymes sont autorisés ; seul le Code CEGI, s’il est renseigné, doit être unique.

3. Renseignez les trois cases de classement. Elles ne sont pas décoratives : c'est d'elles, et jamais du libellé, que le reste de l'application tire ce qu'est ce contrat.

   • Contrat à durée déterminée — coché pour un contrat qui s'arrête à une date : CDD, intérim, stage, et le contrat d'accompagnement par le travail d'un agent polyvalent, dont le terme suit la notification MDPH. Décoché pour un contrat qui court jusqu'à nouvel ordre. C'est ce qui range le salarié dans la tuile CDD ou CDI de la page Utilisateurs, et ce qui lui ouvre — ou non — les congés d'ancienneté.
   • Contrat non géré par l'APAJH — coché pour un contrat porté par un tiers, l'intérim aujourd'hui. Le salarié reçoit le rôle Intérimaire, n'attend aucun matricule et n'a pas d'établissement de paye : c'est son agence qui le paie.
   • Hors convention collective (CCN-66) — coché pour un contrat que la CCN-66 ne régit pas, l'agent polyvalent aujourd'hui. Seul le compteur de congés payés s'y ouvre ; le contrat refuse l'annualisation, le forfait jours et plus de 35 h par semaine, et le planning signale toute semaine qui dépasse 35 h au lieu de 44 h.

   ⚠️ Un type dont Contrat à durée déterminée reste vide est un type non classé : son titulaire figure dans l'Effectif total de la page Utilisateurs mais dans aucune des trois tuiles, et n'acquiert pas de congés d'ancienneté. C'est voulu — mieux vaut un compte visiblement incomplet qu'un salarié rangé au hasard. Les types que l'import CEGI crée arrivent ainsi : filtrez sur Contrat à durée déterminée pour les retrouver, et cochez directement dans la liste.

4. Pour retirer un type des nouveaux contrats, décochez Actif directement dans la liste, puis cliquez sur Enregistrer en bas de la liste.

   ✅ Vous devriez voir la ligne rester présente, décochée. Les contrats déjà rattachés continuent de l'afficher.

Tenir le référentiel des qualifications

1. Ouvrez Qualifications. La liste de départ couvre les qualifications du secteur (IDE, AS, AES, AMP…) ; ajoutez-en une avec Ajouter qualification, ou corrigez un libellé directement dans la liste.

2. Une qualification se rattache ensuite à un salarié depuis la SPA, onglet Informations de sa fiche, bloc Qualifications en bas de l'onglet. RH seul écrit ce bloc, comme le reste de l'onglet.

   ✅ Vous devriez voir la nouvelle qualification proposée dans le bloc dès l'instant où elle est enregistrée ici — aucun redéploiement n'est nécessaire.

Points d'attention

• Ne supprimez pas un type de contrat utilisé : la suppression est refusée tant qu'un contrat le référence. C'est à cela que sert la case Actif.
• Les qualifications sont indépendantes de la qualification du contrat (le diplôme importé de la paie, un par contrat — le champ Qualification de la sous-liste Contrats). Le bloc Qualifications de la fiche est un référentiel RH distinct, multi-valué, sans lien avec ce champ.
• Un matricule vide n'est pas une anomalie. Deux cas le justifient, et ils ne se traitent pas pareil. Une fiche ouverte avant que la paie ait généré le matricule est un dossier en attente : l'application le signale par un badge Non synchronisée paie sur la fiche et une pastille Provisoire dans l'annuaire, et les deux disparaissent dès que le matricule est saisi. Chez un intérimaire, en revanche, c'est définitif — un intérim n'entre pas dans la paie — et l'application n'affiche alors aucun des deux marqueurs.
• L'import CEGI met à jour les champs qu'il transporte. Le matricule peut aussi être saisi à la main, ici ou dans l'application. Consultez Imports CEGI par SFTP avant de corriger une donnée issue du fichier : le prochain instantané peut la remplacer.
• Supprimer une fiche salarié est refusé tant qu'un compte lui est rattaché — et il l'est toujours, le champ étant obligatoire. Pour fermer l'accès de quelqu'un, désactivez son compte (voir Fermer un accès) ; l'historique d'emploi reste lisible.
• Supprimer une fiche salarié supprimerait ses contrats, ses affectations, ses enfants et ses personnes à prévenir : c'est la raison du blocage ci-dessus.
• Un contrat ne peut pas commencer deux fois le même jour dans le même établissement pour le même salarié. Ce n'est pas une règle métier mais un garde-fou contre le double enregistrement ; deux contrats simultanés dans deux établissements différents restent permis.
• La date de fin ne peut pas précéder la date de début, sur un contrat comme sur une affectation. La période d'essai, elle, n'est pas tenue de tomber dans les dates du contrat : cela permet de corriger une saisie dans n'importe quel ordre.
• Les données d'enfants sont sensibles. La sous-liste Enfants de la fiche contient la date de naissance exacte et la situation de handicap. Côté application, seuls le nombre et l'âge sont visibles par défaut ; le détail exige une permission particulière (employee.view_children_details, attribuée aux rôles Admin, RH n1 et RH n2). Le back-office, lui, montre tout à qui peut ouvrir la fiche.
• Le n° de sécurité sociale est sensible. Côté application, il n'est visible que des rôles Admin, RH n1 et RH n2, par la permission employee.view_social_security_number ; pour tous les autres, l'API retire le champ de la réponse et l'écran ne montre aucune ligne. Le back-office, lui, l'affiche à qui peut ouvrir la fiche — ce qui suppose le Statut équipe, donc justement ces trois rôles. Retirer la permission à un groupe fait disparaître le champ de sa fiche et du formulaire de création.
• Le reste de la fiche côté application s'écrit par le rôle, pas par le Statut équipe : la permission employee.change_employee_record (« Peut modifier le dossier d'un salarié »), attribuée à Admin, RH n1 et RH n2, ouvre les volets Informations, Famille & social, Contrat et Compteurs. La retirer à un groupe les passe en lecture seule.
• Deux volets de la fiche côté application s'ouvrent à des rôles plus larges : Urgence et Lieux de travail & équipes. Ils reposent sur des permissions à part (employee.add_emergencycontact et sa famille, employee.change_employee_attachments) attribuées aux rôles Admin, RH n1, RH n2, DA, Manager n1 et Manager n2. Retirer ces permissions à un groupe ferme le volet correspondant dans l'application.

Conséquence sur l’annualisation

Les corrections de contrat dans le formulaire imbriqué du compte reprennent l'annualisation après l'enregistrement de l'ensemble du dossier. Le changement d'établissement de rattachement reprend aussi les règles de décompte applicables. Le seuil annuel déjà initialisé reste inchangé.