Salariés

Les personnes que la paie connaît : leur fiche, leurs contrats, leurs affectations aux services, et le référentiel des types de contrat.

Un salarié n'est pas un compte : le compte permet de se connecter, la fiche salarié porte le matricule, les contrats et les rattachements. Les deux sont liés, un pour un.

Pour qui : un compte avec le statut équipe et les permissions du domaine Salariés · Où : section Salariés du menu

Écrans couverts : Salariés, Contrats, Affectations, Types de contrat

Les colonnes, filtres et droits de chacun sont dans la référence des écrans.

Comprendre

• Une fiche salarié se rattache à un compte (obligatoire) et porte un matricule — celui du logiciel de paie. Il est facultatif : le logiciel de paie le génère à son propre rythme, et une fiche doit pouvoir exister, et le salarié être planifié, avant. Renseigné, il doit être unique.
• Un intérimaire n'a jamais de matricule : les intérims n'entrent pas dans la paie. Chez lui, un matricule vide est l'état normal et définitif.
• La fiche porte aussi le Lieu de travail principal et ses Lieux de travail secondaires, sans limite de nombre : où la personne travaille, une déclaration directe faite à la main. À ne pas confondre avec l'Établissement de paye, qui est porté par le contrat et dont le code de paye figure sur le bulletin. Les deux ont le droit de différer.
• Un contrat est une version des conditions d'emploi : type, fonction, heures hebdomadaires, établissement de paye, dates. Un avenant ne se corrige pas, il s'ajoute : une nouvelle ligne avec ses propres dates, et l'ancienne garde les siennes. C'est ainsi que « à quel établissement était rattachée cette personne le 12 mars ? » reste répondable.
• Des contrats simultanés sont permis — 50 % dans un établissement, 50 % dans un autre.
• Une affectation place un salarié dans un service sur une période. C'est le rattachement transverse : un salarié affecté à un service travaille de fait dans l'établissement de ce service.
• Les Lieux de travail de la fiche et les rattachements calculés depuis les contrats et les affectations sont deux choses indépendantes. Elles ont le droit de ne pas coïncider : rien ne recopie l'une dans l'autre. Un chef de service technique peut ainsi être rattaché à l'organisation sans que cela dépende de son lieu de travail principal.
• Un type de contrat (CDI, CDD, Intérim…) est un couple Libellé + Nature du contrat : le libellé est le mot exact du bulletin, la nature la catégorie qui sert à regrouper. Le Code CEGI permet à l'import de retrouver la ligne ; un code inconnu crée automatiquement le type reçu.

Créer une fiche salarié

Le compte doit exister au préalable — voir Rôles et accès.

Un encadrant peut aussi ouvrir un dossier complet — compte, fiche et premier contrat — depuis l'application, sans passer par le back-office : bouton Nouvel utilisateur de l'annuaire Utilisateurs.

1. Ouvrez Salariés et cliquez sur Ajouter salarié.

2. Choisissez le Compte par recherche. Un compte ne peut porter qu'une seule fiche salarié.

3. Renseignez le Matricule si la paie l'a communiqué. Laissez-le vide sinon : il se saisira plus tard. Ne fabriquez jamais de matricule provisoire — renseigné, il doit être unique, et une valeur inventée deviendrait un doublon à démêler.

4. Choisissez le Lieu de travail principal si vous le connaissez. Le champ est facultatif pour l'instant.

5. Choisissez les Lieux de travail secondaires dans le widget à deux colonnes. Il n'y a pas de nombre maximum ; la seule règle est de ne jamais y remettre celui déjà désigné comme principal.

6. Remplissez ce que vous savez des sections Identité, Coordonnées et Autres. Aucun de ces champs n'est obligatoire ; ils reprennent les sections du volet Informations de la fiche salarié côté application.

7. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir la fiche dans la liste, avec son compte, son lieu de travail principal, et son matricule s'il a été renseigné.

Ajouter un contrat

Un contrat se saisit depuis la fiche du salarié, où l'on voit l'historique.

1. Ouvrez la fiche du salarié.

2. Dans la sous-liste Contrats, cliquez sur Ajouter un objet Contrat supplémentaire.

3. Choisissez le Type de contrat et l'Établissement de paye, tous deux par recherche. C'est l'établissement dont le code de paye figurera sur le bulletin.

4. Renseignez la Fonction (l'intitulé du poste : AS, IDE, AES…) et les Heures hebdomadaires — la durée contractuelle, référence de tous les compteurs.

5. Renseignez la Date de début, et la Date de fin si le terme est connu. Vide signifie « contrat en cours ».

6. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir le contrat en tête de la sous-liste : elle est triée du plus récent au plus ancien.

Le reste des conditions — période d'essai, annualisation, forfait jours, travail de nuit, astreinte, dimanches et jours fériés prévisionnels — se saisit depuis l'écran Contrats, en ouvrant la ligne du contrat.

📸 Capture à produire — images/administration/salarie-contrats.png

• Écran : back-office, fiche d'un salarié ayant deux contrats.
• État : sous-liste Contrats avec un contrat terminé et un contrat en cours ; sous-liste Affectations avec une affectation.
• Cadrage : les deux sous-listes, en-têtes de colonnes comprises.

Affecter un salarié à un service

1. Ouvrez la fiche du salarié.

2. Dans la sous-liste Affectations, cliquez sur Ajouter un objet Affectation supplémentaire.

3. Choisissez le Service par recherche. Les services homonymes se distinguent par leur établissement, affiché devant le nom.

4. Renseignez la Date de début, et la Date de fin si l'affectation est bornée. Vide signifie « affectation en cours ».

5. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir l'affectation dans la sous-liste. L'écran Affectations la montre aussi, avec la colonne Établissement et la coche En cours.

Le même salarié ne peut pas être affecté deux fois au même service sur des périodes qui se chevauchent : c'est une seule affectation avec les bonnes dates. La sauvegarde est refusée avec ce message.

Consulter les affectations d'un service ou d'un établissement

La question « qui travaille ici ? » se lit dans l'autre sens, depuis l'écran Affectations.

1. Ouvrez Affectations.

2. Dans la colonne de droite, utilisez Par pôle puis Par établissement pour restreindre.

3. Triez sur Établissement ou sur Date de début en cliquant sur l'en-tête.

   ✅ Vous devriez voir une ligne par affectation, passée comme présente. La coche En cours distingue celles qui sont valables aujourd'hui.

L'écran Contrats répond de la même façon pour la paie : filtres Par type de contrat, Par pôle et Par établissement de paye.

Tenir le référentiel des types de contrat

1. Ouvrez Types de contrat. La colonne Contrats indique combien de contrats utilisent chaque ligne.

2. Pour en ajouter un, cliquez sur Ajouter type de contrat, puis renseignez le Libellé et la Nature du contrat. Le couple des deux doit être unique.

3. Pour retirer un type des nouveaux contrats, décochez Actif directement dans la liste, puis cliquez sur Enregistrer en bas de la liste.

   ✅ Vous devriez voir la ligne rester présente, décochée. Les contrats déjà rattachés continuent de l'afficher.

Points d'attention

• Ne supprimez pas un type de contrat utilisé : la suppression est refusée tant qu'un contrat le référence. C'est à cela que sert la case Actif.
• Un matricule vide n'est pas une anomalie. Deux cas le justifient, et ils ne se traitent pas pareil. Une fiche ouverte avant que la paie ait généré le matricule est un dossier en attente : l'application le signale par un badge Non synchronisée paie sur la fiche et une pastille Provisoire dans l'annuaire, et les deux disparaissent dès que le matricule est saisi. Chez un intérimaire, en revanche, c'est définitif — un intérim n'entre pas dans la paie — et l'application n'affiche alors aucun des deux marqueurs.
• L'import CEGI met à jour les champs qu'il transporte. Le matricule peut aussi être saisi à la main, ici ou dans l'application. Consultez Imports CEGI par SFTP avant de corriger une donnée issue du fichier : le prochain instantané peut la remplacer.
• Supprimer une fiche salarié est refusé tant qu'un compte lui est rattaché — et il l'est toujours, le champ étant obligatoire. Pour fermer l'accès de quelqu'un, décochez Actif sur son compte ; l'historique d'emploi reste lisible.
• Supprimer une fiche salarié supprimerait ses contrats, ses affectations, ses enfants et ses personnes à prévenir : c'est la raison du blocage ci-dessus.
• Un contrat ne peut pas commencer deux fois le même jour dans le même établissement pour le même salarié. Ce n'est pas une règle métier mais un garde-fou contre le double enregistrement ; deux contrats simultanés dans deux établissements différents restent permis.
• La date de fin ne peut pas précéder la date de début, sur un contrat comme sur une affectation. La période d'essai, elle, n'est pas tenue de tomber dans les dates du contrat : cela permet de corriger une saisie dans n'importe quel ordre.
• Les données d'enfants sont sensibles. La sous-liste Enfants de la fiche contient la date de naissance exacte et la situation de handicap. Côté application, seuls le nombre et l'âge sont visibles par défaut ; le détail exige une permission particulière (employee.view_children_details, attribuée aux rôles RH n1 et RH n2). Le back-office, lui, montre tout à qui peut ouvrir la fiche.
• Deux volets de la fiche côté application s'ouvrent à des rôles qui n'ont pas accès au back-office : Urgence et Lieux de travail & équipes. Ils reposent sur des permissions à part (employee.add_emergencycontact et sa famille, employee.change_employee_attachments) attribuées aux rôles Admin, RH n1, RH n2, DA, Manager n1 et Manager n2. Retirer ces permissions à un groupe ferme le volet correspondant dans l'application.