Absences

Le référentiel des absences : la liste des types qu'un manager peut déclarer, leur unité de saisie, leur caractère rémunéré, leur plafond annuel. Cette liste est la vôtre — vous l'enrichissez sans passer par l'équipe technique. Et l'écran des absences déclarées, qui est ce que ce paramétrage sert à contrôler.

Pour qui : un compte avec le statut équipe et les permissions du domaine Absences · Où : section Absences du menu

Écrans couverts : Catégories d'absence, Types d'absence, Populations concernées, Absences, Justificatifs d'absence

Les colonnes, filtres et droits de chacun sont dans la référence des écrans.

Comprendre

Le référentiel contient une matrice canonique. APAJH-55.3 préconfigure les congés, absences de santé, familiales, formations, délégations et motifs sans compteur fournis par la RH : 6 catégories, 52 motifs et 15 raccords actifs. La commande de développement make seed-absence-referential, également incluse dans make seed-all, restaure leurs champs canoniques sans toucher aux codes CEGI, populations, contrats ou plafonds locaux. Elle conserve les catégories, motifs et associations supplémentaires. La matrice complète est décrite dans Matrice absences, temps et compteurs.

Les motifs SYN_PAR, SYN_CON et SYN_ELU matérialisent l'article 8 de la CCN66. Ils sont rémunérés et ne consomment aucun compteur de délégation. Le plafond individuel de SYN_ELU est bloquant à 10 jours ouvrables par an. Pour SYN_CON, la limite de 4 jours par organisation et établissement reste une consigne de contrôle : le référentiel ne porte pas encore l'organisation syndicale nécessaire à un calcul exact.

Quatre écrans, dans cet ordre. Le classement d'abord, les types ensuite : un type d'absence exige une catégorie, donc il faut au moins une catégorie avant de pouvoir créer le premier type — et un type avant la première absence.

Écran	Une ligne =
Catégories d'absence	un niveau de classement (« Familiale »), ou un sous-niveau (« Naissance »)
Types d'absence	un type déclarable (« Congé paternité »)
Populations concernées	un public visé (« Parents », « Aidants »)
Absences	une absence réellement posée : un salarié, une période, un type

Le classement compte deux niveaux, pas trois. Une catégorie sans parent est un premier niveau ; une catégorie avec parent est une sous-catégorie. Tenter d'en ouvrir un troisième est refusé avec un message qui le dit.

Le classement ne sert qu'à ranger. Il regroupe et filtre la liste. Aucun calcul, aucun contrôle ne le lit — deux types de la même catégorie n'ont aucun comportement commun de ce seul fait.

L'unité de saisie vaut jour ou heure. La demi-journée n'est pas une troisième unité : elle se précise sur l'absence, pas sur le type. Un type en jours se prend donc à la journée ou à la demi-journée, sauf si sa case « Demi-journée possible » est décochée : il se pose alors à la journée entière, jamais au matin ni à l'après-midi. C'est le cas des congés depuis APAJH-302 — CP, CT, ANC, JRS, CET et R+. Les absences déjà posées à la demi-journée sur ces motifs restent telles quelles ; seules les nouvelles déclarations et les corrections sont refusées.

Le décompte suit la base de l'établissement. Une absence coûte une journée par jour décompté de sa plage. Ce qui est décompté vient de la Base de décompte de l'établissement du salarié (son lieu de travail principal) : jours ouvrables du lundi au samedi, ou jours ouvrés du lundi au vendredi — voir le référentiel d'organisation. Les dimanches et les jours fériés ne sont jamais décomptés.

« Rémunérée » se coche dès qu'une rémunération existe, même partielle. Un arrêt maladie indemnisé à 90 % puis 66 % est rémunéré au sens de cette case. Le champ Effet sur l'annualisation reste distinct : Rémunérée et Non rémunérée reconstituent les heures prévues couvertes, pauses non payées déduites. Seule la première alimente les heures rémunérées. Déjà déduite du seuil annuel retire ces heures du planning sans les reconstituer : cet effet s'applique aux CP, CT et ANC. Imputée sur l'annualisation ne reconstitue pas les heures couvertes et les laisse dues : le réalisé du jour vaut 0 et l'écart est débité du solde. C'est l'effet du Repos plus (R+, APAJH-301), un repos que le salarié demande en plus de sa trame pour récupérer des heures faites au-delà de son annualisation ; il n'est relié à aucun compteur. Sans effet ne modifie pas le calcul. Renseignez aussi les Justificatifs attendus et la Validation requise : ces informations documentent la matrice sans créer un workflow.

Le plafond annuel se compte sur l'année civile, du 1^er janvier au 31 décembre, dans l'unité du type — des jours pour un type en jours, des heures pour un type en heures. Laissé vide, il n'y a pas de plafond.

« Fractionnable » décoché veut dire : tout d'un coup. Le droit doit être consommé en une seule période continue.

Les populations sont indicatives. Elles aident à trouver le bon type dans une liste longue ; elles ne conditionnent rien et ne bloquent personne.

Créer une catégorie et sa sous-catégorie

1. Ouvrez Catégories d'absence et cliquez Ajouter catégorie d'absence.

2. Saisissez le Libellé (« Familiale ») et laissez Catégorie parente vide.

3. Enregistrez, puis ajoutez une seconde ligne : Libellé « Naissance », et cette fois Catégorie parente = « Familiale ».

   ✅ Vous devriez voir deux lignes, la seconde affichant « Familiale » dans sa colonne Catégorie parente.

4. Réglez l'Ordre pour décider de l'affichage à égalité de niveau. À valeur égale, les libellés se rangent par ordre alphabétique.

Créer un type d'absence

1. Ouvrez Types d'absence et cliquez Ajouter type d'absence.
2. Renseignez le Nom (« Congé paternité ») et le Code (« PAT »).
3. Choisissez la Catégorie. La liste déroulante affiche le chemin complet, « Familiale › Naissance », pour distinguer deux sous-catégories homonymes.
4. Choisissez l'Unité de saisie : jour ou heure.
5. Cochez ou décochez Rémunérée, Demi-journée possible et Fractionnable.
6. Si le type est plafonné, saisissez le Plafond annuel et choisissez ce que fait un Dépassement du plafond : Avertir ou Refuser.
7. Restreignez au besoin les Types de contrat concernés. Laissé vide, le type s'applique à tous les contrats — ce n'est pas « aucun ».
8. Ajoutez les Populations concernées si elles aident à s'y retrouver.
9. Renseignez séparément l'effet d'annualisation, les justificatifs et la validation attendue.
10. Enregistrez.

✅ Vous devriez voir la ligne dans la liste, son code en première colonne.

Retirer un type du catalogue

1. Ouvrez Types d'absence.

2. Décochez Actif sur la ligne concernée, directement dans la liste, et enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir le type disparaître des choix proposés pour une nouvelle absence, tout en restant lisible sur celles qui le portent déjà. Si ce motif est le dernier raccord actif d'un compteur consommable actif, l'opération est refusée : créez ou activez d'abord son remplaçant.

Ne le supprimez pas. Décocher Actif est la bonne manœuvre : la suppression ferait perdre le libellé aux absences passées.

Enregistrer une absence

1. Ouvrez Absences et cliquez Ajouter absence.

2. Cherchez le Salarié (matricule, prénom ou nom) et choisissez le Type d'absence.

3. Saisissez le Premier jour et le Dernier jour. Sur une seule journée, reprenez la même date dans les deux champs.

4. Réglez À partir de et Jusqu'à si l'absence commence ou finit à la demi-journée :

   L'absence	À partir de	Jusqu'à	Décompte
   du mer. 12 au ven. 14, journées entières	Matin	Après-midi	3 jours
   du mer. 12 après-midi au ven. 14 matin	Après-midi	Matin	2 jours
   le mer. 12, le matin seulement	Matin	Matin	0,5 jour
   le mer. 12, l'après-midi seulement	Après-midi	Après-midi	0,5 jour

5. Sur un type en heures : une seule date, une Heure de début et une Heure de fin, et pas de demi-journée — la durée vient des deux heures.

6. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir la ligne dans la liste. Sa Version vaut 1 et son État technique est Validée. Si le type est plafonné et que le plafond est dépassé, un bandeau orange vous le dit sans vous bloquer — sauf si son Dépassement du plafond est réglé sur Refuser. Si la personne participe à un évènement sur la période, une notification de conflit est créée pour vous et pour le responsable actif de cet évènement.

Si le type possède une association active, l'enregistrement réserve le compteur dans Planifiés pour une date future, ou écrit directement Pris quand la date de début est atteinte. Une modification incrémente la version, compense les mouvements antérieurs et applique les nouveaux ; une suppression les compense avant de retirer l'absence.

Mettre une absence en attente de décision

C'est ici, et nulle part ailleurs, qu'une demande entre dans la file de validation. L'écran Activité ▸ Demandes de l'espace manager (APAJH-42) présente aux encadrants les demandes En attente et leur permet de les valider ou de les refuser. Le parcours par lequel un salarié déposera lui-même sa demande n'est pas construit : sur une base neuve, la file est donc vide, et c'est par cet écran qu'on y met quelque chose.

1. Ouvrez Absences, puis la ligne concernée — ou créez-la comme ci-dessus.

2. Réglez l'État technique sur En attente.

3. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir la ligne passer au filtre État technique : En attente, et l'encadrant la voir apparaître dans son écran Demandes.

En recette, commencez par là. Un recetteur qui ouvre l'écran Demandes sur une base neuve trouve une file vide et croit à une régression. Créer une demande En attente au back-office est la première étape du scénario.

Les colonnes de la décision ne se saisissent pas. Motif du refus, Décidé par et Décidé le sont en lecture seule : elles sont écrites par la validation ou le refus de l'encadrant. Une signature saisie à la main serait une signature que personne n'a donnée.

Réciproquement, l'API ne modifie pas l'État technique : côté espace manager, un état ne change que par les actions Valider et Refuser, qui portent les contrôles, l'effet compteur et la trace au journal des actions.

Ce que l'écran refuse, et pourquoi

Le refus	La raison
Deux absences se chevauchent	Le planning n'affiche qu'une absence par demi-journée. Un matin et un après-midi du même jour sont en revanche deux absences valables
Des heures sur un type en jours, ou l'inverse	Rien ne lirait ces heures : la durée viendrait des dates
Une absence en heures sur plusieurs dates	Les deux heures sont les bornes d'une journée
Une absence de l'après-midi au matin du même jour	Elle ne durerait rien
Une demi-journée sur un type dont Demi-journée possible est décoché	Ce motif se pose à la journée entière — les congés, depuis APAJH-302
Le type ne s'applique pas au contrat du salarié	Le contrat lu est celui en vigueur au premier jour, pas le plus récent. Un type sans types de contrat ne refuse personne
Le plafond annuel est dépassé	Seulement si le type est réglé sur Refuser

Un avertissement n'empêche pas l'enregistrement. Deux règles se contentent de prévenir : un type non fractionnable déjà posé une fois dans l'année, et un plafond dépassé sur un type réglé sur Avertir. C'est voulu — la fenêtre légale d'un droit « à prendre en une fois » est souvent l'événement (une naissance), pas l'année civile, et deux naissances la même année ne doivent pas bloquer le second congé.

📸 Capture à produire — images/administration/absences-types.png

• Écran : back-office, Types d'absence.
• État : cinq à six types répartis sur deux catégories, dont un plafonné et un non fractionnable, filtre Catégorie déplié.
• Cadrage : la liste et la colonne de filtres.

Annuler une absence accordée

Une absence accordée ne se supprime pas : elle s'annule. Le bouton Supprimer n'est pas proposé sur une ligne Validée ou Annulation demandée — l'effacer ferait disparaître un congé que le salarié avait obtenu, sans trace (APAJH-273).

1. Ouvrez Absences et cochez la ou les lignes concernées.

2. Dans Action, choisissez Annuler les absences accordées sélectionnées, puis Envoyer.

   ✅ Vous devriez voir « N absence(s) annulée(s) et conservée(s) au dossier ». Chaque ligne passe Annulée, signée de votre nom ; le compteur est recrédité, les justificatifs supprimés, et le salarié prévenu par la cloche. Une ligne qui n'était pas accordée est ignorée et le message le dit : une demande en attente, un refus ou une ligne déjà annulée se supprime. Le back-office est le seul endroit où une ligne annulée peut s'effacer : ailleurs, elle reste la trace que le salarié lit sous « Annulées ». Une ligne que l'action ne parvient pas à annuler (un compteur qui refuse le recrédit, une ligne tranchée entre-temps) est nommée dans un message d'erreur ; les autres sont annulées quand même.

L'action groupée Supprimer les absences sélectionnées est refusée dès qu'une ligne cochée est accordée. Le champ Statut de la fiche ne propose ni Annulée ni Annulation demandée, et il est figé sur une ligne dans l'un de ces états : seule l'action ci-dessus, ou l'arbitrage, signe l'annulation, prévient le salarié et retire les justificatifs.

Les colonnes de décision après un refus d'annulation. Refuser une annulation re-signe le congé : décidé par, décidé le et motif de la décision portent désormais ce refus, plus la validation d'origine. Celle-ci reste lisible dans le journal d'audit.

Joindre un justificatif à une absence

La page d'une absence porte un tableau Justificatifs d'absence : un arrêt de travail, un acte de décès, un justificatif de lien de parenté. Plusieurs pièces par absence, parce qu'un motif en réclame souvent deux.

1. Ouvrez Absences et cliquez la ligne concernée.

2. En bas de la page, dans Justificatifs d'absence, cliquez Ajouter un autre justificatif d'absence et choisissez le fichier.

3. Enregistrez.

   ✅ Vous devriez voir la ligne avec sa date de dépôt et votre nom dans Déposé par. Les formats acceptés sont PDF, JPG et PNG, et 10 Mo au plus par fichier — les mêmes limites que le justificatif d'honorabilité de la fiche salarié. Un autre format ou un fichier trop gros est refusé avec la phrase qui le dit.

Supprimer l'absence supprime ses justificatifs. Une pièce n'a pas d'existence hors de l'absence qu'elle justifie. Il n'y a par ailleurs aucune purge automatique : les pièces vivent tant que l'absence vit.

Consulter et supprimer les documents

Ouvrez Absences ▸ Justificatifs d’absence : la liste présente le salarié, l’absence, le nom et la date de dépôt. Consulter passe par la route API protégée avec votre session. Cette page ne propose ni ajout ni remplacement ; le dépôt reste disponible sur l’absence.

Le propriétaire peut relire tous ses documents. Pour un autre salarié, la consultation exige Peut consulter les justificatifs d’absence, attribuée à Admin / RH n1 / RH n2, et le respect du périmètre d’établissement : lieu de travail principal ou secondaire du salarié, ou affectation en cours à l’une de ses équipes. Une affectation terminée ne donne plus accès aux documents. Les droits habituels du back-office restent nécessaires pour ouvrir la page.

La suppression individuelle ou l’action Supprimer les justificatifs d’absence sélectionnés exige la permission de suppression. Après confirmation, elle retire la ligne et son fichier du disque. Supprimer l’absence produit le même effet pour toutes ses pièces. Une consultation n’alimente pas encore le journal métier des actions.

Points d'attention

• Un code de poste est refusé comme code d'absence. Les codes de la bibliothèque Postes — JM, AM, JS, NS, JO — sont pris. Les deux badges s'affichent dans la même case du planning : un code ne peut donc vouloir dire qu'une seule chose. Le message d'erreur nomme le code fautif. CP reste disponible et vous est réservé pour les congés payés : c'est le poste « Journée » qui a changé de code (JO).
• Un code est unique dans tout le catalogue, et deux types ne peuvent pas porter le même nom dans la même catégorie.
• Le plafond, le caractère fractionnable et les types de contrat sont contrôlés à l'enregistrement d'une absence — voir le tableau des refus ci-dessus. Ce qui n'est pas contrôlé : les populations concernées, qui restent indicatives par décision.
• Une absence ne touche un compteur que par une association active. Un motif explicitement sans compteur reste journalisé mais ne change aucun solde. Une erreur d'unité, de période ou de solde annule toutes les écritures de l'absence.
• Un raccord protège son motif. Un motif utilisé ne peut pas être supprimé. Le dernier motif actif d'un compteur consommable actif ne peut être ni désactivé ni détaché.
• Une absence apparaît sur la grille du planning et réserve sa part d'heures théoriques au domaine absences, afin que le temps réalisé ne la compte pas une seconde fois.
• Les absences ne sont pas filtrées par périmètre. Tout compte de l'espace manager voit et modifie les absences de tous les salariés, comme pour les modulations de poste.
• Le code CEGI reste vide. Le champ existe pour un futur flux d'absences venant de la paie ; l'import actuel ne porte que des personnes et des contrats.
• Une catégorie utilisée ne se supprime pas. Ni une catégorie qui classe un type, ni une catégorie qui a des sous-catégories. Videz-la d'abord.
• L'API ne sert le référentiel qu'en lecture. Les trois listes ne se modifient qu'ici : deux chemins d'écriture sur une même liste seraient deux endroits où tenir les mêmes règles. Les absences, elles, s'écrivent des deux côtés — et avec les mêmes contrôles, écrits une fois.

Effet rétroactif sur l'annualisation

Modifier l'effet d'annualisation d'un type reprend les absences déjà enregistrées, y compris lors d'un passage depuis ou vers Sans effet. Modifier ou supprimer une absence compense ses anciennes contributions. Une suppression multiple reprend chaque salarié concerné dans la même transaction. Le seuil initial reste inchangé. Les absences futures sont visibles dans le relevé mais restent exclues des totaux à date. Un CP, CT ou ANC futur diminue immédiatement le Solde annuel prévisionnel en retirant les heures prévues couvertes. Son annulation restitue ces heures.